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Flujo Documental para Transacciones Farmacéuticas (POE)

SOP No.: PANF-COM-001  Versión 1.0 – Octubre 2025

Procedimiento – Flujo Documental

1. Propósito

Establecer el flujo documental estandarizado y los pasos secuenciales requeridos para la gestión de transacciones internacionales de productos farmacéuticos terminados, asegurando el cumplimiento con las Buenas Prácticas de Distribución (GDP), las normas de la OMS/OPS, y los requerimientos regulatorios de los países de destino.
 

2. Alcance

Aplica a todas las operaciones comerciales internacionales realizadas por Pan Am Farma para la venta y exportación de productos farmacéuticos terminados desde México o cualquiera de sus instalaciones de fabricación o almacenes; hacia países miembros de la OPS/PAHO y otros mercados autorizados.


 3. Responsabilidades

Área / Departamento

Responsabilidad Principal

Comercial Internacional

Recibir RFQ, elaborar cotizaciones y proformas, coordinar contratos y pagos.

Regulatorio / Asuntos Gubernamentales

Verificar registros sanitarios, permisos de importación y documentación técnica.

Aseguramiento de Calidad (QA/QC)

Emitir COA, liberar lotes y verificar cumplimiento GMP y GDP.

Logística / Exportación

Preparar documentos de embarque, coordinar transporte y asegurar integridad del producto.

Dirección / Gerencia General

Aprobar contratos y autorizar transacciones de alto valor o con riesgo regulatorio.

4. Procedimiento – Flujo Documental Estandarizado 

Etapa

Documento / Acción

Responsable

Objetivo / Observaciones

1 - Solicitud Comercial

RFQ (Solicitud de cotización)

Cliente → Pan Am Farma

Solicitud inicial de producto, forma farmacéutica, cantidad y destino.

 

Respuesta Técnica / Dossier Resumido

Pan Am Farma → Cliente

Confirmar capacidad de suministro,  estatus GMP y documentos

2 - Oferta Comercial

Cotización Oficial

Pan Am Farma → Cliente

Presentar precios, condiciones de entrega (EXW, plazos y validez.

3 - Verificación Regulatoria

Permiso de Importación / Autorización Sanitaria

Cliente → Pan Am Farma

Asegurar Cliente cuenta con registro/permiso de entrada emitido

4 - Confirmación de Pedido

Pro-Forma Invoice (P.I.)

Pan Am Farma → Cliente

Documento formal para iniciar trámite de importación o divisas.

 

Orden de Compra (O.C.)

Cliente → Pan Am Farma

Confirmación oficial de pedido (núm. de referencia, cantidades etc)

5 - Contrato Comercial

Contrato de Compraventa

Ambas Partes

Define obligaciones, jurisdicción y responsabilidades.

6. Pago

Transferencia Bancaria (SWIFT)

Cliente → Pan Am Farma

Pago según términos acordados;
 Pan Am Farma confirma recepción antes del suministro.

7. Liberación y Embarque

Liberación de Lote (QA)

Pan Am Farma

QA verifica documentación de producción, COA y conformidad regulatoria.

 

Documentos de Embarque

Pan Am Farma / Forwarder

Factura Comercial, Lista de Empaque, Certificado de Origen, COA,
 Air Waybill o BL y Seguro (si aplica).

8. Importación

Despacho Aduanal y Liberación Sanitaria

Cliente

Utiliza documentos originales para liberación ante autoridad local.

9. Post-Entrega

Certificado de Recepción / Comunicación PV

Cliente / Pan Am Farma

Confirmar recepción en condiciones óptimas
 Y mantener canal de farmacovigilancia activo.


 5. Documentación Asociada

  • RFQ Template – COM-F-001

  • Cotización Oficial Template – COM-F-002

  • Proforma Invoice Template – COM-F-003

  • Contrato Compraventa Template – LEG-F-004

  • Certificado de Análisis (COA) – QA-F-005

  • Packing List – LOG-F-006

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